1. Пошук, сортування, фільтр

Як і в таблицях текстового та табличного процесорів, дані в таблицях баз даних можна сортувати. За замовчуванням дані в таблиці Access сортуються за зростанням значень по ключовому полю.
 

1. Відкрити таблицю бази даних, дані в якій потрібно відсортувати.

2. Установити курсор у межах поля, за даними якого буде виконано сортування записів.

3. Виконати Основне/Сортування і фільтр/За зростанням (За спаданням).

Для сортування за даними кількох полів з однаковими значеннями параметрів  сортування слід виділити ці поля (виділити можна лише сусідні поля) і виконати Основне/Сортування і фільтр/За Зростанням (За спаданням). Під час сортування за даними кількох полів спочатку сортування відбувається за  даними полів, розміщених ліворуч.

Можна виконати сортування за даними кількох полів, довільно розміщених у таблиці, послідовно виконавши сортування для кожного з них. При цьому можна використати різні значення параметрів сортування.

Бази даних призначено для забезпечення швидкого доступу до необхідних даних . Досить часто користувачі здійснюють пошук потрібних даних у базах даних залізниці, бібліотеки, пошукового сервера Інтернету та ін. У СКБД Access пошук у базі даних здійснюється подібно до пошуку в Excel.

  

1. Відкрити файл бази даних, у якій потрібно здійснити пошук.

2. Відкрити таблицю, у якій здійснюватиметься пошук.

3. Виконати Основне/Пошук/Знайти.

Для відбору записів, дані в яких відповідають певним умовам, використовують фільтри подібно до використання фільтрів у табличному процесорі . Для фільтрування даних використовують елементи керування групи Сортування й фільтр вкладки Основне.

Якщо потрібно в довгому списку вибрати одне або кілька значень, то простіше спочатку зняти позначку прапорця Виділити все (при цьому буде знято позначки всіх прапорців), а потім установити позначки прапорців біля потрібних значень. Можна здійснювати фільтрування за кількома полями.

Кількість записів, що відповідають умовам фільтрування, можна визначити за лічильником у нижній  лівій частині вікна програми — там указано номер поточного запису і загальну кількість відфільтрованих записів.

Під час проведення фільтрування є можливість задати більш складні умови фільтрування.
 

Для відмови від використання фільтра в певному полі слід вибрати кнопку справа від імені поля та у списку фільтрування вибрати кнопку Видалити фільтр або поставити позначку прапорця Виділити все. Для видалення всіх фільтрів потрібно виконати Основне/Сортування й фільтр/Додатково/Очистити всі фільтри.