Теорія:

Електронна таблиця містити величезне число записів, тому не завжди треба відображати всі ці записи.
Фільтрування даних в Excel — це відображення в таблиці тільки тих рядків, дані яких відповідають певним умовам (умовам фільтрування).
Автоматичні фільтри
Найбільш простим способом включення режиму фільтрування є на вкладці Дані натиснути кнопку Фільтр.
  
2.PNG
 
При цьому для кожного поля списку автоматично створюється набір стандартних фільтрів, доступних через списки, що розкриваються. Кнопки вікриття списків відображаються біля поля заголовка кожного стовпця.
 
За замовчуванням використовується варіант Усі, який вказує, що записи бази даних повинні відображатися без фільтрації.

Якщо потрібно відобразити об’єкти, певний параметр яких має певне значення, це значення слід вибрати у списку значень.
Приклад:
Відфільтрувати рядки таблиці, в яких значення поля Країна дорівнює Україна.
 
5.PNG
Як видно, у стовпці відсутні деякі номери, що підтверджує про фільтрацію даних у таблиці. Так само зверніть увагу, як змінилась кнопка випадаючого списку на стовпці Країна. Оскільки фільтрація відбулася по цьому стовпцю, Excel зазначив його  значком воронки. Тепер якщо нам потрібно повернути початковий вигляд списку, ми знаємо, по яких стовпчиках потрібно змінити налаштування фільтрації. Скинути фільтр можна повторним натисканням кнопки Фільтр.

Якщо потрібно відобразити об’єкти, певний параметр яких задовольняє деякій умові, слід обрати команду Фільтри чисел (для параметрів рядкового типу — Текстові фільтри), у випадаючому меню вибрати тип умови.
 
6.PNG

Можна відмітити варіант Перші 10 і відобразити 10 найбільших (найменших) значень у списку; варіант вище середнього дозволяє відібрати значення, які перевищують середнє значення по стопцю. Варіанти логічних умов дозволяють задати спеціальну умову фільтрації у вікні Користувацький автофільтр.
 
7.PNG
Приклад:
Дана таблиця протяжності річок на території України. Відобразити дані про річки, протяжність яких в Україні перевищує 500 км.
 
8.PNG
 
Після встановлення нового фільтра в тому самому стовпці «старе» правило фільтрування анулюється.
Отже, побудуємо алгоритм використання інструменту Автофільтр:

1. Виділити будь—яку клітинку таблиці, що містить дані.
2. Викликати засіб Автофільтр одним зі способів.
3. Сформувати умови пошуку даних за допомогою вбудованих засобів.
Для створення складених умов скористатися вказівкою Користувацький фільтр.
4. Проаналізувати відображені дані.
5. Після аналізу даних скасувати дію фільтра — використати інструмент Очистити.
Розширений фільтр
Фільтри можна застосовувати до кількох стовпців одночасно. При цьому кожен фільтр застосовується до рядків, які залишилися видимими після попереднього фільтрування.
Кнопка Додатково відкриває вікно Розширений фільтр, в якому можна обрати, виконати фільтрацію на місці чи витягти відфільтровані записи  і помістити  окремо, в інший робочий аркуш будь-якої відкритої робочої книги.
 
.09.PNG

На відміну від автофільтра, який спочатку викликають, а потім формулюють умови фільтрування за допомогою вбудованих засобів, перш ніж викликати розширений фільтр, користувач має в деякому діапазоні таблиці сформувати умови фільтрування за такими правилами:
  • Таблиця має відповідати  вимогам до списків (див. п.«Упорядкування даних»): поля таблиці повинні мати заголовки (назви стовпців).
  • Між діапазоном, у якому будуть записуватись умови, і таблицею з даними має бути хоча б один порожній рядок або один порожній стовпчик.
  • Складені умови, що мають бути пов’язані логічною операцією І, мають бути записані в одному рядку. Умови, записані в різних рядках, пов’язуються логічною операцією АБО.
Алгоритм застосування Розширеного фільтру:
 
1. Скопіювати з таблиці заголовки стовпчиків, у яких здійснюється пошук, та вставити їх до першого порожнього рядка діапазону умов відбору. Діапазон умов не обов’язково має містити назви всіх полів таблиці з даними.
2. Ввести в рядки під заголовками діапазону умов необхідні умови відбору.
3. Виділити будь-яку клітинку таблиці з даними.
4. Виконати Дані  → Сортування й фільтрація→ Додатково.
5. У вікні Розширений фільтр встановити перемикач у положення Фільтрувати список на місці.
6. Ввести в полі Діапазон умов посилання на діапазон із записаними умовами відбору, що включає заголовки стовпчиків.
7. Натиснути ОК.
Приклад:
Відфільтрувати зі списку річок України річки, що впадають у Дніпро і мають протяжність в Україні 717 і 391 км.
 
У полі Вхідний діапазон має відобразитися: $A$1:$E$28.
 
У полі Діапазон умов уведемо посилання на діапазон $G$1:$H$3.
 
10.PNG
 
Після застосування Розширеного фільтру отримуємо:
 
11.PNG
Для відображення всіх даних списку на екран потрібно обрати інструмент Очистити в групі Сортування й фільтрація на вкладці Дані.