Документом табличного процесора є книга. Вона містить один або більше аркушів, на кожному з яких розташована ЕТ.
Рис.1
Основні елементи інтерфейсу:
1 — вкладка Файл (Офіс); 2 — панель швидкого доступу; 3 — стрічка інструментів; 4 — рядок формул; 5 — меню вкладок; 6 — група інструментів; 7 — рядок заголовка; 8 — кнопка виклику діалогового вікна; 9 — кнопка довідки; 10 — кнопки керування вікном; 11 — поле Ім’я; 12 — нижня панель; 13 — вкладка аркуша (вкладок може бути кілька); 14 — кнопка створення нового аркуша; 15 — рядок стану; 16, 19 — смуги горизонтального та вертикального прокручування; 17 — кнопки режиму перегляду; 18 — засоби масштабування.
Об’єкти електронної таблиці Excel
З об'єктами ЕТ можна виконувати низку операцій: редагування, форматування, копіювання, видалення й ін.
На аркуші електронної книги автоматично створюється електронна таблиця, яка містить 1 048 576 рядків, 16 384 стовпців (за замовчуванням номери складаються з літер англійського алфавіту: A, B, С, ..., Z, АА, АВ, ..., ZZ, ААА, ААВ, …, XFD) та 17 179 869 184 клітинок. Для обчислення кількості рядків, стовпців або клітинок у програмі Excel використовуйте рядок стану в нижній частині екрана.
Клітинки виділяють:
- одинарним клацанням (для уведення даних чи форматування);
- подвійним клацанням (для редагування наявних даних);
- введенням адреси чи назви клітинки в поле Ім’я (рис. 1, позначка 11).
Якщо потрібно опрацьовувати дані кількох клітинок одночасно, то працюють із діапазоном.
Розрізняють зв’язний і незв’язний діапазони.
Окрема клітинка також вважається зв’язним діапазоном.
Для виділення прямокутного діапазону клітинок потрібно протягнути вказівник між кутовими діагонально протилежними клітинками діапазону або клацнути одну кутову клітинку, а потім, при натиснутій клавіші Shift, — діагонально протилежну клітинку. Виділені клітинки діапазону тимчасово зафарбовуються сірим кольором, окрім тієї, з якої почалося виділення (рис. 2).
Рис.2
Адреса діапазону клітинок задається адресами двох клітинок, розташованих у його протилежних кутах і розділених двокрапкою. Наприклад, на рис.2 виділено діапазон клітинок: В2:D4. У полі Ім'я відображається адреса клітинки, з якої почалося виділення.
Для виділення незв’язного діапазону слід при натиснутій клавіші Ctrl виділяти окремі елементи діапазону.
Адреса незв’язного діапазону складається з окремих адрес зв’язних діапазонів, розділених крапкою з комою.
- В2:С3 — прямокутний діапазон із чотирьох клітинок;
- В7 — діапазон з однієї клітинки;
- C1:D2;A2;B4 — незв’язний діапазон.
Для зняття виділення діапазону достатньо клацнути ЛКМ на будь-якій клітинці.
Рядок і стовпець електронної таблиці також є діапазонами клітинок.
Щоб виділити один рядок (стовпець) таблиці, потрібно клацнути його номер (заголовок). А для виділення декількох суміжних рядків (стовпців) треба перетягнути вказівник по їхніх номерах (заголовках).
Під час виділяння в прямокутнику-підказці зазначається кількість рядків — R і стовпців — С, що входять до виділеного
діапазону (рис.3).
Рис.3
| Об’єкт | Способи виділення |
| Клітинка | Вибрати клітинку |
| Стовпець (рядок) | Вибрати номер стовпця (номер рядка) |
| Діапазон клітинок |
І спосіб. Вибрати першу клітинку діапазону, натиснути клавішу Shift і, утримуючи її, вибрати останню клітинку діапазону.
ІІ спосіб. Вибрати першу клітинку діапазону, натиснути ліву кнопку миші і, утримуючи її, перемістити вказівник до останньої клітинки діапазону ІІІ спосіб. Увести адресу діапазону в поле Ім’я
|
| Усі клітинки аркуша | І спосіб. Вибрати кнопку Виділити все. ІІ спосіб. Натиснути сполучення клавіш Ctrl + A |
| Кілька об'єктів | Вибирати об’єкти, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl |
-
вибрати потрібну клітинку вказівником;
-
використати клавіші керування курсором (аналогічно до роботи у Word);
-
увести адресу клітинки в поле Ім’я.
Стандартним типом файла в Excel є тип Книга Excel, а стандартним розширенням імені файла є .xlsx (значок 
). Операції створення нової книги, відкриття раніше створеної книги, збереження книги у файлі здійснюються в Excel аналогічно до здійснення цих операцій у програмах Word і PowerPoint. Але в Excel закриття електронної книги та самої програми здійснюються різними командами: вибір команди Закрити приводить до закриття тільки електронної книги, а команди Вихід – до закриття і електронної книги, і програми табличного процесора.
Таблиця міститься в оперативній пам’яті комп’ютера. Щоб зберегти файл створеної ЕТ, потрібно на панелі швидкого доступу клацнути значок Зберегти або вибрати на вкладці Файл команду Зберегти (або Зберегти як).