Листування — діалогічний жанр, яким послуговуються для регулювання ділових або приватних стосунків. Отже, листування може бути офіційним (службовим) або приватним.
Офіційне листування — це листування між установами, організаціями; воно належить до офіційно-ділового мовлення. Неофіційне листування ведеться між особами й має побутовий, приватний характер.
Зверни увагу!
Якщо до приватного листування немає особливих вимог, крім дотримання послідовності вітання — основний зміст — завершення листа, то ділове листування має відповідати певним критеріям.
Ділове листування — це процес бізнес- та службової комунікації за допомогою пошти. У ньому, як і в звичайному спілкуванні, є місце емоціям, першому враженню, точкам дотику. Але ділове листування вирізняє офіційно-діловий стиль.
Зверни увагу!
В основі ділового листування такі критерії:
- Лаконічність. В одному реченні є одна головна думка, немає канцеляризмів, інформація подана коротко і по суті. Нема довгих підводок до основного змісту й складних мовних конструкцій.
- Структурованість. У листа є конкретна мета, думки послідовні, візуально лист розділений на кілька частин (вітання, мета, питання або заклик до дії).
- Грамотність. Лист із граматичними помилками не викликає довіри до змісту й до автора.
Привітання: привітання співрозмовника, презентація автора листа.
Мета листа: ідея, проблема, завдання, прохання.
Деталі: аргументи, уточнення, технічні засоби, опис.
Заклик: питання чи спонукання до дії.
Підпис: підпис автора й контакти.
Правила складання ділового листа
1. Звернення: Шановний ректоре; Шановна пані … тощо. — спочатку вказують ім’я, а потім прізвище, а не навпаки.
2. Заголовок. Тема листа, що стисло та влучно розкриває зміст листа (максимум 5 — 7 слів).
3. Компліменти: Завдяки Вашим зусиллям удалося...
4. Відсутність зайвого. Треба уникати надмірної ввічливості та слів, позбавлених змісту. Велика кількість особових займенників може зашкодити.
5. Важливість дієслів. Уживайте такі дієслова, що позначають виконану дію.
6. Відсутність імперативу (наказовості). Уникайте фраз на кшалт Ви повинні..., Запитайте в... тощо.
7. Бланк. Ділові листи пишуть (друкують) на фірмовому бланку.
Ці правила поширюються й на складання електронного листа.
1. Звернення: Шановний ректоре; Шановна пані … тощо. — спочатку вказують ім’я, а потім прізвище, а не навпаки.
2. Заголовок. Тема листа, що стисло та влучно розкриває зміст листа (максимум 5 — 7 слів).
3. Компліменти: Завдяки Вашим зусиллям удалося...
4. Відсутність зайвого. Треба уникати надмірної ввічливості та слів, позбавлених змісту. Велика кількість особових займенників може зашкодити.
5. Важливість дієслів. Уживайте такі дієслова, що позначають виконану дію.
6. Відсутність імперативу (наказовості). Уникайте фраз на кшалт Ви повинні..., Запитайте в... тощо.
7. Бланк. Ділові листи пишуть (друкують) на фірмовому бланку.
Ці правила поширюються й на складання електронного листа.
Ділові листи за призначенням бувають декількох видів: лист-запит, лист-запрошення, лист-відмова, лист-прохання, супровідний, рекомендаційний, гарантійний лист та ін.
Джерела:
Заболотний О. В., Заболотний В. В. Українська мова (рівень стандарту). Підручник для 11 класу закладів загальної середньої освіти. — Київ, Вид-во «Генеза», 2016 р.
Авраменко О. М. УКРАЇНСЬКА МОВА (рівень стандарту). Підручник для 11 класу закладів загальної середньої освіти. — Київ, Вид-во «Грамота», 2019 р.
Вебсайт: https://happymonday.ua/pravyla-dilovogo-lystuvannya (дата звернення 26. 03. 2023).