Телефонна розмова — один із видів (жанрів) усного спілкування, що передбачає розмову на відстані. Особливість телефонної розмови полягає в тому, що співрозмовники не бачать один одного, отже, жести, міміка та зовнішній вигляд не відіграють роль у спілкуванні.
Телефонна розмова може бути приватною й діловою. За підрахунками дослідників, 27 відсотків робочого часу людина витрачає саме на ділові телефонні розмови. Середня тривалість такого діалогу — 5-6 хвилин. За цей час співрозмовники мають представити себе, викласти суть справи, обговорити варіанти вирішення проблем, схвалити/не схвалити нові ідеї, підбити підсумки, завершити розмову відповідними формулами.
Серед головних вимог до телефонної розмови називають лаконічність, насиченість інформацією, ввічливість, логічність, дружню атмосферу. До ділової телефонної розмови треба готуватися: наперед продумати вітальну етикетну формулу, тему розмови, послідовність викладу думок, завершення спілкування й прощання. На аркуші паперу можна записати дати, дані, прізвища, факти, що, ймовірно, знадобляться під час діалогу.
Зверни увагу!
Якщо телефонуєте ви:
- привітайтеся, назвіть організацію, яку ви представляєте, а також своє прізвище, ім'я та по батькові. Зазвичай перші слова телефонної розмови сприймаються погано, а тому називайте своє прізвище та ім'я останнім — принаймні це буде почуто;
- якщо телефонуєте в установу чи незнайомій людині, слід запитати прізвище, ім'я та по батькові свого співрозмовника. Можете також повідомити, з ким саме ви хотіли б поговорити;
- якщо телефонуєте у важливій справі, запитайте спочатку, чи є у вашого співрозмовника достатньо часу для бесіди;
- завжди закінчує розмову той, хто телефонує. Завершуючи розмову, неодмінно попрощайтеся, нетактовно класти слухавку, не дочекавшись останніх слів вашого співрозмовника;
- у разі досягнення важливих домовленостей згодом надішліть підтвердження листом або факсовим повідомленням.
Якщо телефонують вам:
- спробуйте якомога швидше зняти трубку й назвіть організацію, яку ви представляєте;
- у разі потреби занотуйте ім'я, прізвище та контактний телефон співрозмовника;
- розмовляйте тактовно, ввічливо: демонструйте розуміння сутності проблем того, хто телефонує;
- не кладіть несподівано трубку, навіть якщо розмова є нецікавою, нудною та надто тривалою для вас.
Телефон не повинен «мовчати»: для мовця це означає, що його не слухають або слухають неуважно. Реактивні репліки типу «Так-так», «Добре», «Гаразд», «Зрозуміло» повинні супроводжувати спілкування.
Не зловживайте займенником я, адже ваша розмова — діалог, а не монолог.
Джерела:
Заболотний О. В., Заболотний В. В. Українська мова (рівень стандарту). Підручник для 11 класу закладів загальної середньої освіти. — Київ, Вид-во «Генеза», 2016 р.
Авраменко О. М. УКРАЇНСЬКА МОВА (рівень стандарту). Підручник для 11 класу закладів загальної середньої освіти. — Київ, Вид-во «Грамота», 2019 р.
Вебсайт: https://pidru4niki.com/84487/dokumentoznavstvo/dilova_telefona_rozmova (дата звернення 26. 03. 2023).
Вебсайт: https://osvita.ua/vnz/reports/dilovodstvo/24223/ (дата звернення 26. 03. 2023).